(Onder)steun elkaar in excellente uitvoering

De kop van dit artikel bevat 4 met zorg gekozen woorden welke als “multiplier” werken. Door als team een meerjarenplan uit te werken maak je van losse individuele ideeën een gedragen samengesteld geheel. Bij de uitvoering van plannen is dezelfde teamwerking en gedragenheid noodzakelijk om de plannen te laten slagen. Immers, zelden loopt een plan geheel volgens planning en niemand kan alles alleen doen. Maar zolang je elkaar meeneemt en ondersteunt vergroot je de kans van slagen aanzienlijk. Om deze reden begint elk project bij het uitschrijven en afstemmen van de gewenst uitkomst door middel van een project charter of project brief.

Project charter 1

Project charter

De basisinhoud van een project charter. Op internet zijn voldoende voorbeelden van een project charter en/of project brieven te vinden waarbij de volgende 5 onderdelen in vrijwel  elke versie terugkomen:

  1. Waarom: Beschrijf de aanleiding van het project, beschrijf het doel van het project, geef aan wat is er veranderd na afronding van het project
  2. Wat: Wat is hetgeen dat exact opgeleverd gaat worden, waar moet het opgeleverde aan moet voldoen, wat de kaders van het project zijn (wat neem je wel mee, wat niet)
  3. Wie: Wie voert uit, wie werkt mee en wie is actief betrokken. Wie kijkt mee en ondersteund, wie zijn de directe of indirecte stakeholders die geïnformeerd (moeten) zijn
  4. Wanneer: Wat is op hooflijnen de volgorde van de fases of stappen, wanneer zijn deze stappen volgens de hoofdlijnen planning gereed
  5. Hoe: Welke risico’s kan je onderscheiden die het project kunnen doen mislukken, welke voorwaarden zijn nodig om het plan te laten slagen
 
Deze formele structuur klinkt en is bureaucratisch, maar voorkomt onduidelijkheid en teleurstelling achteraf. Een project kan dan ook niet eerder starten dan dat deze project charter of brief met elkaar gedeeld en geaccordeerd is. In deze fase betekend elkaar ondersteunen elkaar aanvullen. Het is in ieders voordeel dat de uitvoering van het project realistisch, binnen het kader van de gemaakte afspraken en op tijd afgerond wordt. Immers, niemand zit te wachten op teleurstellingen of falen.
 

Excellente ondersteuning

Zodra de project charter is gedeeld en akkoord is, kan de projectleider gaan beginnen. Nu is het van belang om elkaar te blijven helpen en te monitoren om zodoende het project ook binnen de gestelde 3 maanden af te krijgen.  Actief helpen in plaats van afwachten, regelmatig de voortgang bespreken, met elkaar de tijd vrij maken die nodig is om tot een goed resultaat te komen. Tijd (lees  mankracht) is vaak de bottleneck in een project. En dat tijdprobleem mag niet alleen het probleem van de projectleider zijn. Ook kennis en vaardigheden zijn belangrijk om te monitoren. Niet iedere projectleider is even ervaren en datzelfde geldt voor de teamleden binnen het project. Biedt daarom je hulp aan en help als hulp gevraagd wordt. 

De uitvoering van het project is veelal onderdeel van het strategisch plan en het belang van excellente uitvoering van het project is daarmee groter dat het plan alleen. De lange termijn doelstelling geeft 3 tot 5 jaar focus en bij deze lange termijn past ook een structuur waarin projecten een onderdeel zijn van het dagdagelijks functioneren van de organisatie. Excellente uitvoering kan alleen als de omstandigheden waarin de projecten uitgevoerd worden ondersteunend is aan de uitvoering. Het is daarom goed om je te realiseren dat elke organisatie met een lange termijn doelstelling, voor een deel een projectorganisatie is.

Het loont als MT of leiding om de kenmerken van dit type organisatie eens door te nemen en te spiegelen naar jezelf/ eigen werkomgeving. Met kleine aanpassingen is mogelijk om grote hoeveelheden positieve energie los te maken. Door deze energie te kanaliseren in korte projecten welke in teamverband uitgevoerd worden krijg je snel resultaat. Daarmee is de project charter de routekaart naar jullie succes.

Project charter 2