Strategisch meerjarenplan
(Ver)Deel je plan in behapbare stukken
Om van de verzamelde projectenlijst tot een praktisch uitvoerbaar strategisch meerjarenplan te komen zijn er nog een aantal tussenstappen nodig. Ook deze stappen werk je samen met je collega’s uit om zo steun en draagvlak te creëren en te houden bij de uitvoering. Als eerste zetten we de projecten in willekeurige volgorde (onder elkaar) in een Excel. Vervolgens gaan we de projecten wegen volgens de ICE methode. In een eerder verschenen artikel is deze methode gedetailleerd uitgewerkt, maar in het kort komt het neer op het volgende:
- Maak 4 kolommen met de namen Impact – Cost – Ease – Score
Beoordeel van elk project (subjectief en kwalitatief) hoeveel positieve impact dat project op de organisatie heeft door een score cijfer (1 tm 10) te geven. Een project wat een 10 krijgt heeft dus veel positieve invloed op de organisatie - Als tweede schat je van elk project wat de cash-out kosten van uitvoering zijn op een schaal van 1 t.m. 10. Kosten betekend in dit geval investeringen in geld en als nodig diensten van derden waarbij 10 nauwelijks geld kost (bv € 0 – 100) en 1 veel geld zoals bijvoorbeeld de jaaromzet van het bedrijf.
- Als derde schat je met elkaar (wederom op een schaal van 1 op 10) hoeveel moeite het gaat kosten om het project te realiseren. Een eenvoudig project speelt maar op één afdeling en is binnen b.v. binnen 40 uur afgerond en krijgt daarmee score 10. Een gemiddeld project (score 5) is multidisciplinair en speelt op meerdere afdelingen en kan naar schatting binnen 400 uur afgerond zijn. Een moeilijk project (score 1) is complex, multidisciplinair, onvoorspelbaar, heeft een lange doorlooptijd en/of een hoog afbreuk risico en/of kan niet geheel zelf gedaan worden (derden zijn nodig).
- Als laatste bereken je de som van de scores door de subjectieve en kwalitatieve schattingen te vermenigvuldigen. Waarbij het “laag hangende fruit” (high impact – low cost- easy to realize) de hoogste score krijgt.
Benoemen voorwaardelijke projecten
Van alle projecten die je op de lijst hebt staan, zijn er waarschijnlijk ook een aantal voorwaardelijke projecten. Dit zijn de projecten die je gedaan/ afgerond moet hebben, voordat je de een vervolgproject of de beoogde winst of resultaat kan oogsten. Vaak zijn dit keurmerken of certificaten, maar het kan ook een haalbaarheidsstudie, diploma of vaardigheid zijn die je moet verkrijgen. Omdat dit type projecten vaak een lange doorlooptijd een voorwaarde zijn voor vervolgprojecten en/of omzet, is het handig om deze met een kleur of merkteken extra op te laten vallen zodat deze in het strategisch meerjarenplan de aandacht krijgen die deze nodig hebben.
Knip projecten op in delen van maximaal 3 maanden
Iedereen kent die lang lopende en slepende projecten waar maar geen einde aan lijkt te komen. Omdat het dit een strategisch meerjarenplan is, is zaak om te vermijden dat de uitvoering daarvan dat slepende karakter krijgt. Knip daarom je projecten op in stukken waarvan je zeker weet dat de maximale doorlooptijd kleiner is dan 3 maanden. Geef elk deel een andere naam en zorg dat elk projectdeel SMART is zodat je het binnen de gestelde 3 maanden af kan ronden. Elk afgeronde project is namelijk een succes en daarmee een aanleiding om een feestje te vieren.
Strategisch meerjarenplan
Het slotstuk van al het werk dat tot nu toe gedaan is nu begonnen. Alle (deel)projecten en voorwaardelijke projecten kunnen nu op volgorde gezet worden. Daarbij is het van groot belang om rekening te houden met de beschikbare capaciteit, benodigde vaardigheden en kosten. Je kunt hiervoor speciale planning tools gebruiken, maar een eenvoudige Excel werkt ook prima.
Maak als eerste jullie gewenste droomplanning door de projecten in logische volgorde op basis van prioriteiten onder elkaar te zetten waarbij het laatste project boven en het eerste project onder staat. Gebruik nu de kolommen als weken of maanden en plan je projecten waarbij je rekening houdt met prioriteit en voorwaardelijkheid. Dit is de meest snelle variant van het strategisch meerjarenplan die je kan bedenken, waarbij er geen beperkingen zijn in capaciteit.
Vervolgens ga je de onderste projecten (dit zijn de projecten die nu lopen en/of als eerste ingepland staan) verdelen op basis van capaciteit, vaardigheid en kosten. Je ziet namelijk vaak dat dezelfde mensen of dezelfde speciale vaardigheden nodig zijn voor meerdere projecten. Ook zijn de te maken kosten vaak een beperkende factor die invloed hebben op tijd.
Op deze manier werk je verder naar boven totdat je 2 jaar vooruit gepland hebt. Als je wilt kan je verder plannen maar daarbij moet je je wel realiseren dat naar mate je verder plant, de onzekerheid en de waarheidsgetrouwheid van de planning snel groter wordt. Mocht je sneller willen, dan kan je altijd besluiten om meer capaciteit in te schakelen waarbij de gelijk accepteert dat de kosten zullen stijgen. Hiermee is jullie strategisch meerjarenplan klaar en kan de uitvoering starten.
Eén reactie